Gestão da Informação

Não é possível falarmos de Gestão da Informação sem entendermos o que é informação e para falarmos de informação precisamos falar de dados. De acordo com Davenport (1):

Dados são um conjunto de fatos distintos e objetivos, relativos a eventos.

Ou seja dados por si só não representam nada, porém, quando são contextualizados, recebem relevância e propósito passam a fazer sentido e aí passam a ser definidos como Informação.

Dados tornam-se informação quando o seu criador lhes acrescenta significado.

No contexto de nossas vidas pessoais e profissionais, manipulamos informações a todo instante, necessitamos de informações para tomarmos decisões, se vamos comprar uma casa necessitamos de informações sobre o bairro, sobre a segurança, valorização da região, se haverá algum evento governamental que desvalorizará a rua ou o bairro, etc. Se vamos atender um cliente, necessitamos de informações sobre sua necessidade, seus gostos, hábitos e quanto mais sabemos sobre ele, mais poderemos atender suas expectativas e mais perto de fechar um negócio. Se vamos vender, precisamos de informações de crédito sobre o cliente que vamos faturar… enfim, informações são vitais para nossas vidas.

Muitas pessoas, profissionais e empresas, se perdem, ficam atordoadas, perdem clientes, oportunidades, empregos, pagam multas, vivem suas vidas um verdadeiro caos, por não conseguirem organizar a quantidade de informações que tem de acessar para tomar suas decisões e na hora que necessitam tomar uma decisão, nunca conseguem encontrar a informação certa para tomar a decisão certa.

As vezes, pior do que não tomar uma decisão é tomar uma decisão baseada numa informação errada.

Pensamos que estamos no caminho certo, pois estamos baseando nossas decisões em informações, mas não constatamos a fonte ou a veracidade, integridade destas informações.

Muitas vezes somente percebemos a falha quando é tarde demais.

A importância de manter um Sistema de Gestão de Informação é de garantir a origem das informações e de que estas estejam prontas para uso, organizadas e preparadas para acesso sempre que sejam necessárias, de forma que possam ser acessadas no dispositivo que o usuário estiver utilizando, na hora que o usuário necessitar. Isto garante que a decisão seja alicerçada com a melhor informação disponível na organização.

1 – DAVENPORT, T.H.; PRUSAK, L. Conhecimento empresarial: como as organizações gerenciam o seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Campus, 1998 – 4ª edição.