Já faz tempo o email consagrou-se como a meio de comunicação mais utilizado no meio corporativo.

Empresas trocam informações dos mais variados níveis de confidencialidade, contratos, pedidos, dados de clientes, enfim, todo tipo de informação é enviada e recebida por email.

Por outro lado, justamente por ser o meio mais utilizado, faz com que os servidores fiquem sobrecarregados de informações exigindo cada vez mais espaço de armazenamento, os chamados storages. Por serem equipamentos de alto custo, as empresas optam por medidas restritivas, limitando o tamanho da caixa de seus colaboradores, alguns com 250MB outros com 300MB e assim por diante.

Dependendo da rotina da empresa isto pode significar o fluxo de emails de uma semana, ou um mês de um colaborador. Ou seja, quase nada! Como resolver?

Se não existir uma seleção da informação com critério, o espaço de armazenamento pode lotar com imagens e spams sem proveito para a organização e as informações úteis ficam fora.

Já algumas empresas resolvem esta situação pedindo aos colaboradores que tirem cópia de seus emails em seus computadores pessoais liberando o espaço nos servidores, levando todo o capital intelectual da empresa para fora da organização permitindo que estes estejam à mercê de vazamento, cópias ilegais, pirataria, etc.

É inacreditável a quantidade de empresas que não faz a mínima gestão das informações que circulam pelos emails, deixam seus colaboradores completamente livres para escreverem o que quiserem, fazerem o que quiserem, quando muito, possuem mecanismos que filtram determinadas palavras para detectar mensagens maliciosas para evitar atos pornográficos ou pedófilos, mas não possuem nada em relação á coibir a cópia de informações. Mais tarde não sabem explicar como seus concorrentes ocupam seu espaço ou como informações sigilosas foram parar na mão da concorrência ou da imprensa, ou mesmo de blogs.

Está na hora dos gestores começarem a dar valor ao que tem valor, a informação é o bem imaterial mais precioso de uma organização, clientes, fornecedores, know-how, fórmulas, projetos, etc todos são, em última instância, informações que circulam pelos canais de comunicação da empresa que se não forem gerenciados e controlados ficarão a “mercê dos ventos”.