Documento Digital vs Papel

A grande dúvida nos dias de hoje ainda é se convertemos os documentos para digital ou se mantemos como papel?

O que fazer?

Bom, não existe uma receita pronta, cada caso é um caso e para encontrarmos uma solução temos de levar em consideração 3 aspectos:

1. Integridade jurídica ou valor legal
2. Armazenamento
3. Recuperação

1 – Integridade Jurídica

Em relação ao valor legal de um documento, muito embora existam vários pareceres, vamos levar em consideração o seguinte: o documento tem sua integridade legal no suporte em que foi criado e certificado, se o documento foi criado originalmente no suporte digital, então este é o suporte onde sua legalidade é natural, se tentarmos mudar o suporte do digital para o papel, estaremos alterando a natureza perdendo sua naturalidade legal, sendo assim necessário buscarmos alternativas para torná-lo legal, como autenticação, certificação, etc.  O contrário é também verdade, se o documento foi criado originalmente no suporte papel, é aí onde encontra sua validade legal. Mudar o suporte para digital, em outras palavras digitalizá-lo ou no popular “escanear”, não o tornará legal, para tal será necessário meios alternativos, como uma autenticação digital através de cartórios específicos.

2 – Armazenamento

Haja vista a questão legal discutida no item anterior, entendemos que se temos a necessidade de mantermos os documentos armazenados por uma questão de temporalidade legal, devemos considerar uma área específica tanto no aspecto físico para os documentos no suporte material como uma área nos servidores para os documentos no suporte digital.

3 – Recuperação

A recuperação é o ponto mais importante de qualquer política de gestão de documentos ou mesmo de informação, pois nunca sabemos quando precisaremos de um documento ou uma informação, mas quando necessitarmos, necessitaremos dela, provavelmente, com urgência. Assim, precisamos adotar políticas e processos que garantam a recuperação destes documentos, ou de seu conteúdo a princípio, da forma mais rápida possível.

A que conclusão chegamos?

Tendo em vista o barateamento dos recursos informáticos tanto de armazenamento como de processamento, o ideal seria mover tudo para o digital e descartar todo o meio material, entretanto, baseado no exposto anteriormente, existem questões legais que impedem o descarte de documentos materiais.

Por outro lado, desde que os documentos sejam devidamente classificados e categorizados, é indiscutível a velocidade da recuperação de documentos no meio digital e a capacidade de compactação e armazenagem de documentos no formato digital, um disco rígido do tamanho de um maço de cigarros pode conter o equivalente a todos os documentos necessários para operar uma empresa de 1000 funcionários com sobra de espaço.

Assim, o melhor caminho é a digitalização dos documentos no suporte físico com uma armazenagem estruturada em um ambiente físico de baixo custo, que forneça um endereço físico do documento para facilitar sua localização que será incluído junto ao documento digital espelho do físico, uma política de classificação adequada às necessidades do negócio, levando em consideração as necessidades de restrição de acesso aos documentos confidenciais e disponibilizar este ambiente às pessoas que lidam com os documentos.